El Análisis de la Gestión de Contenidos Empresariales de Laserfiche

Laserfiche fue pionera en la Desmaterialización (oficina sin papel). Hoy en día, Laserfiche está innovando con soluciones basadas en la nube, el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, para permitir que organizaciones de más de 80 países se transformen de negocios basados en el papel a negocios basados en la tecnología digital.

Con Laserfiche no importa cuál sea el sector, ya que puede impulsar la productividad, escalar el negocio y ofrecer experiencias digitales a los clientes. Tanto si te dedicas a la administración pública, a la educación, a los servicios financieros o a la fabricación, Laserfiche te cubre con sus soluciones.

Laserfiche cuenta con más de 500 empleados en oficinas en todo el mundo que están dedicados a la visión de la empresa de potenciar a los clientes e inspirar a las personas a reimaginar cómo la tecnología puede transformar vidas.
 

Planes y precios

Elegir la Gestión de Contenido Empresarial (ECM) adecuada no es una tarea fácil. Hay que tener en cuenta muchos factores, como las funciones que ofrece cada plan y el coste que tendrá para su empresa. El tipo de plan ECM que necesitas dependerá del tamaño de tu empresa. Laserfiche ofrece un conjunto diferente de planes y funciones que podrían ser más apropiados para ti y tu empresa, dependiendo del número de empleados que tengas y de las funciones que puedas necesitar. 

Los planes disponibles de Laserfiche incluyen:
 

• Solución Laserfiche Cloud

Laserfiche Cloud es una implementación basada en la nube que no requiere el mantenimiento del servidor local. 

La implementación basada en la nube se asegura de que tus datos sean guardados varias veces al día, lo que significa que en el caso de que ocurra una emergencia, tus datos son guardados en un formato robusto encriptado TLS de 256 bits.

Por otra parte, el escaneo diario con un sistema de detección de intrusos se asegura de que ninguna persona externa pueda conseguir tus datos.
Laserfiche cloud tiene 3 conjuntos de planes con precios y funciones crecientes, incluyendo:
 

• Solución Laserfiche auto-alojada

Las soluciones Laserfiche auto-alojadas son los productos perfectos para aquellos que requieren un control completo sobre los servidores en los que Laserfiche se ejecutan.

El auto-alojamiento significa que los servidores (y la seguridad / la gestión de los servidores) en los que se aloja Laserfiche están totalmente vigilados y supervisados de cerca. 

También ofrece la libertad de elegir un Copia de seguridad de los datos, lo que permite una mayor flexibilidad. En determinadas condiciones, la solución auto-alojada es un requisito regulatorio más que un lujo.

Los planes auto-alojados de Laserfiche incluyen:
 

Funciones de Laserfiche

Las funciones proporcionadas por un gestor inteligente de contenidos corporativos (ECM) pueden mejorar la comunicación intermedia de las empresas, actuando como acceso universal a la información, con un mínimo de formación.

La interfaz ahorra tiempo, esfuerzo y dinero en varios foros, incluyendo el tiempo dedicado a la búsqueda de papeles, que puede utilizarse en algo más productivo que el dinero gastado en papeles.

Además, la escalabilidad del software significa que a medida que la empresa crece, el software puede satisfacer las necesidades e incluir más departamentos.
Esto proporciona una mayor efectividad operativa al poner las herramientas y la información adecuadas en manos de las personas adecuadas. En esta sección, vamos a profundizar en las funciones proporcionadas por Laserfiche y explicar lo que hacen, cómo puede beneficiarse de ellos, y que los planes incluyen.
 

1. Gestión de documentos

Una de las funciones más solicitadas es la de búsquedas avanzadas (y precisas) que puede incluir o excluir un amplio conjunto de atributos que permiten una fácil recuperación del contenido, que sólo tarda unos segundos en comparación con la recuperación física de los documentos.
 
Historial de versiones: Guarda las versiones anteriores de los documentos y permite a los usuarios volver a versiones anteriores en caso de que necesiten recuperar contenidos perdidos, por ejemplo.

Anotaciones: Colabora y edita el contenido de Microsoft 365 al mismo tiempo con otros usuarios. Esto permite crear hojas de cálculo centralizadas en las que todo el equipo puede supervisar el progreso y editar en tiempo real.

Editar el contenido de Microsoft 365 simultáneamente permite incorporar a las imágenes y al texto del documento elegido comentarios, extensiones de texto destacado, destaques, sellos, etc… que permiten alertar a los usuarios sobre dónde y en qué deben centrarse en un documento.

Compartir archivos directamente con usuarios externos: Esto permite a los usuarios compartir contenidos a través de enlaces seguros dentro y fuera de la organización. El intercambio directo de archivos permite una comunicación segura, rápida y eficaz entre empresas.

Plantillas de metadatos personalizables: Esto permite establecer plantillas de metadatos, que son similares a los marcadores de palabras que permiten una búsqueda fácil y rápida del contenido establecido bajo diferentes metatags que se pueden rellenar automáticamente para facilitar la búsqueda de palabras, la clasificación de documentos, y más.

Aplicación móvil con sincronización sin conexión (offline) Permite el acceso y la actualización de archivos sobre la marcha, gracias al modo offline. La publicación de archivos a través de un portal público proporciona acceso web de sólo lectura a los documentos para una población externa a su organización con un sitio de portal público fácil de usar.
 

2. Automatización de procesos

La automatización de los flujos de trabajo permite el procesamiento automático de documentos y contenidos en función de reglas preestablecidas, lo que reduce el tiempo que se pierde persiguiendo el papel.

La automatización del flujo de trabajo incluye el enrutamiento automático del contenido a la persona adecuada, además de asegurar que las reglas de negocio se siguen rigurosamente.

Algunas de las funciones que ofrece Laserfiche en relación con la automatización de procesos son:
 

• Un diseñador de procesos sin código: Utiliza formas prediseñadas de arrastrar y soltar integradas en el código para automatizar procesos de forma similar a como funciona un diagrama de flujo. Esto puede ayudar con alertas de email, enrutamiento de documentos, aprobaciones y mucho más. Estos procesos pueden personalizarse para incluir a terceros como parte de las soluciones automatizadas.
   
• Gestión de reglas: Permite definir en forma centralizada la lógica de decisión repetible, las fórmulas, los scripts y otros elementos que pueden definirse una vez y utilizarse en múltiples procesos según corresponda.
   
• Gestión de tareas: Permite añadir tareas a individuos y equipos, lo que mantiene a todos los empleados y garantiza una mayor productividad. A las tareas se les pueden asignar niveles de prioridad y fechas de límite (plazos).
   
• Informes: La automatización de procesos de Laserfiche puede ofrecer a los usuarios la capacidad de recibir muchas modalidades de informes, incluyendo las áreas con deficiencias y la congestión del flujo de trabajo, lo que permite una mejor estrategia y planificación en el futuro. Los informes pueden ser personalizados para incluir diferentes formas de datos.

3. Captura de contenidos

El primer paso en el manejo de cualquier contenido es obtenerlo; por lo tanto, cuando se trata de la solución de captación de Laserfiche, los usuarios tienen a su disposición múltiples opciones flexibles para conseguir el contenido.

Los métodos de la solución de captura de contenidos de Laserfiche incluyen:

• Arrastrar y soltar: El método más sencillo y básico de captura de datos consiste en un simple arrastrar y soltar en la interfaz para guardar los datos en determinadas ubicaciones.
  
   

• Laserfiche SnapShot: Es una impresora virtual que utiliza documentos electrónicos que no son imágenes y crea un archivo de imagen de ellos, de la misma manera que una impresora crea una imagen de un documento físico.
   

• Agente de importación de Laserfiche: Ofrece una fácil importación y gestión de contenidos dentro de un depósito de Laserfiche. Las empresas generan una afluencia constante de documentos que deben ser accesibles en todo momento, independientemente de la fuente de contenido.
   

• Laserfiche Quick Fields: Laserfiche Quick Fields es un escáner con función de automatización. Es capaz de capturar documentos físicos y digitales, y automatiza una serie de procesos, incluyendo la entrada de metadatos, imágenes y mejora del texto, clasificar documentos y extraer información de los códigos de barras.
   

• Aplicación Laserfiche: Disponible en la tienda virtual de Apple para iOS, en la de Google para Android y Microsoft.La aplicación Laserfiche incorpora cámaras de móvil como dispositivos de acceso para capturar imágenes y cargarlas directamente, junto con los datos relativos a cuándo una foto fue tomada (fecha y hora) y dónde (coordenadas GPS).
   

• Captura inteligente de facturas: Utiliza algoritmos de aprendizaje automático para capturar y guardar los datos relativos de las facturas, incluyendo el número de pedido, el número de factura, el coste total y la fecha. Esto ahorra tiempo y reduce el estrés.
   

 4. Formularios Electrónicos
 

El uso de formularios electrónicos facilita el cambio del papel al formato digital. Esta ventaja se encuentra en la agilidad del flujo de trabajo. Gracias a la automatización de los envíos, el enrutamiento y las revisiones, los formularios digitales pueden procesarse de forma centralizada con mayor facilidad. 
Y lo que es aún más importante, es que el progreso y las tareas se pueden realizar con mayor precisión, lo que te permite obtener informes y revisiones de funcionamiento eficientes. También existen varias plantillas entre las que puedes elegir para adaptarte al estilo de tu empresa. En el caso de que quieras personalizar tus propios formularios, puedes hacerlo utilizando CSS/JavaScript.

Laserfiche te permite compartir formularios electrónicos con usuarios públicos de forma segura.
 

5. Integraciones y herramientas de integración

Laserfiche permite a los usuarios integrar una serie de APIs para incluirlas e incorporarlas como parte del sistema, actuando así como un punto de conexión entre múltiples aplicaciones diferentes que recopilan los datos en un solo lugar.

Las interfaces de programación de aplicaciones (APIs) integradas en la gestión basada en la relación con los clientes (CRM) más importantes incluyen Microsoft 365, Redtail, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, DocuSign, Ellucian Banner, SAP, y muchas más.

Además, en lo que respecta a las APIs integradas de terceros, Laserfiche, en el momento de escribir este artículo, cuenta con más de 120 APIs.
 

6. Cumplimiento de la legislación

Cuando se trata de información relacionada con la empresa, la seguridad es esencial. Como solución de gestión de contenido empresarial (ECM) de primera categoría, Laserfiche ofrece soluciones de cumplimiento que garantizan el seguimiento y la auditoría de los datos sensibles, la restricción de cierta información y la encriptación de toda la información guardada.

Otras funciones relacionadas con las soluciones de cumplimiento de Laserfiche son:
 

• Redacciones: Ofrece la posibilidad de limitar el acceso a los documentos de ciertas personas o autorizar el acceso sólo a ciertas personas.
   
• Registro de auditoría y seguimiento de filigranas (marca de agua / watermark): Proporciona un rastro de registro de todas las actividades y un seguimiento de quién lo ha realizado. Además, se añade una marca de agua específica del usuario a los documentos exportados. En las suscripciones Premium está disponible un registro de auditoría avanzado, que ofrece a los usuarios más información, incluyendo los intentos de cambios en los derechos de acceso, la configuración y las contraseñas.
   
• Funciones de corte: Laserfiche ofrece múltiples formas en las que los usuarios pueden limitar el acceso y la edición de la información, incluyendo las Retenciones Legales, que preservan todas las formas de información relevante y detienen las políticas de retención para evitar la manipulación de pruebas o la eliminación accidental cuando es posible un litigio.
  
  El modo de cumplimiento estricto Write once read many 'traducido: Escribir una vez leer muchas', también conocido como (WORM)' es otro ejemplo en el que se establecen criterios de cortes automatizados, incluyendo calendarios de retención e instrucciones. Además, los usuarios siempre pueden crear informes sobre los calendarios de retención y disposición cuando lo necesiten.
   

7. Administración y seguridad

En términos de seguridad, Laserfiche garantiza una conexión segura entre pares utilizando la seguridad de la capa de transporte, tambien conocida como (TLS), que crea un túnel seguro entre dos usuarios y encripta los datos con un cifrado de 256 bits que sólo puede ser descifrado utilizando una cadena de bits en serie (key) que la parte receptora tiene.

Intentar hackear una cadena de bits en serie (key) de cifrado de 256 bits requiere 2^256 combinaciones diferentes, lo que requeriría más de 40 años para descifrar un solo mensaje cuando se utilizan los superordenadores más avanzados de la actualidad.

Desde un punto de vista administrativo, Laserfiche permite configurar los derechos de autorización y acceso. Junto con los informes exhaustivos de auditoría comentados anteriormente, se crea un entorno seguro y controlado en el que el administrador establece las reglas sobre quién tiene acceso a qué.

Un sistema de detección de intrusos basado en la nube también se añade a la seguridad al detectar organizaciones e individuos que intentan robar datos.

Los escáneres de vulnerabilidad escanean y controlan continuamente las posibles amenazas. Como se ha comentado anteriormente, los administradores pueden utilizar la censura para mantener una información específica como confidencial.
 

8. Escalabilidad

Laserfiche utiliza una arquitectura de varios niveles que simplifica la escalabilidad. Laserfiche está optimizado para la base de datos MS-SQL basada en Windows. La flexibilidad con respecto al hardware permite a las organizaciones escalar los depósitos utilizando cualquier dispositivo de almacenaje que mejor se adapte a sus necesidades, incluyendo una opción basada en la nube.

Soluciones integradas
 

Laserfiche ofrece soluciones integradas que se modifican mejor para ciertos negocios y corporaciones. Las soluciones integradas de Laserfiche incluyen:
 

1. Asistencia sanitaria

Entre las soluciones que Laserfiche puede ofrecer a los usuarios se encuentran las soluciones de atención sanitaria. 

En el ámbito de sanidad, se requieren muchos tipos de datos diferentes cuando se evalúa al paciente, incluyendo el acceso a la historia del paciente, laboratorios, estudios de imagen a través del sistema de archivado y transmisión de imágenes (PACs), tiras de Electrocardiograma (EKG), notas de seguimiento, y más son parte de la rutina diaria en medicina.
Trabajar con registros en papel es anticuado, requiere mucho tiempo y es menos seguro en comparación con los registros digitalizados integrados. Los registros digitalizados con Laserfiche cumplen con el Acto de portabilidad y responsabilidad del seguro médico 
(HIPAA), lo que garantiza la confidencialidad del paciente.

Un ejemplo de un hospital que incorpora Laserfiche en su entorno hospitalario es el Montgomery County Hospital District.
 

2. Educación

En lo que se refiere a la educación, se pueden hacer dos subdivisiones principales. Una para la educación superior y las universidades, y la otra para las escuelas y distritos K12.

Laserfiche ayuda a cambiar la empresa de papel a un entorno digitalizado, lo que ahorra espacio y tiempo y mejora la eficacia. Además, Laserfiche puede integrarse con muchos de los populares gestores basada en la relación con los clientes (CRMs), Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERPs) y aplicaciones de sistema de información estudiantil (SIS).

Un ejemplo popular que a veces se integra en la solución de educación es la integración del sistema Ellucian Ethos, que automatiza y apoya el uso de formularios de registro de estudiantes permitiendo un intercambio fácil de datos para estudiantes y la información del curso entre Laserfiche y Banner SIS.

En el caso de que ninguna de estas opciones te convenza y encuentres que tu empresa podría beneficiarse más de una solución personalizada, entonces el kit de desarrollo de software (SDK) de Laserfiche puede ayudarte a adaptar una herramienta para alcanzar tu objetivo.

Un ejemplo de una empresa que utilizó Laserfiche en la educación superior es la City University de Hong Kong. Con Laserfiche, resolvieron problemas de gestión de recursos humanos y financieros, lo que les ayudó a crecer más.

El Distrito Escolar de Mercer Island es un ejemplo de una escuela K12 que también obtuvo muchos beneficios.
 

3. Soluciones gubernamentales

Los gobiernos manejan registros que incluyen a miles, si no millones, de ciudadanos. Si se tiene en cuenta la cantidad de personal encargado de cuidar estos datos, la decisión de pasar a una solución sin papel, ahorrando espacio, tiempo y recursos, suena intuitiva.

Tomemos, por ejemplo, el Registro Central de la Isla de Man, que empezó a prestar servicios a los ciudadanos online, lo que liberó la congestión del flujo de trabajo, y ayudó a agilizar los procesos internos, añadiendo un mayor nivel de eficiencia a su trabajo.

Las soluciones gubernamentales se clasifican en soluciones para gobiernos regionales y locales y soluciones para gobiernos federales. Cada solución cuenta con herramientas mejor adaptadas a las funcionalidades.
 

4. Servicios financieros

Ya sea para servicios de gestión de patrimonios, compañías de seguros, bancos o corredores de bolsa, el cumplimiento de la normativa se convierte en algo sencillo.

El trabajo puede ser más estructurado, cuando se planifican las capacidades del personal, se hace el trabajo más claro, mientras que los múltiples errores humanos en el manejo de los documentos, como la gestión del correo enviado por los clientes, se resuelven a través de la captación y la distribución de todos los datos de manera eficiente.

El ejemplo de un banco que tuvo un gran éxito y mejoró su trabajo y sus beneficios, es del grupo sudafricano Standard Bank.

Laserfiche les permitió ampliar cómodamente su negocio sin necesidad de un aumento abrupto de la plantilla, ahorrando recursos en personal y aumentando sus oportunidades de negocio.
 

5. Soluciones de fabricación

Las soluciones de fabricación facilitan la organización de los datos relativos a la producción y la facturación, creando gráficos para controlar las actividades, los costes, los pedidos y mucho más. Los datos guardados permanecen organizados y seguros con el archivo de la estructura de registros certificado por el Departamento de Defensa.

Un ejemplo de una empresa de fabricación que utilizó Laserfiche y creció es Ghana National Petroleum Corporation. Laserfiche organizó sus procesos y documentos repartidos, creando un flujo de datos adecuado.

Al utilizar el repositorio organizado de Laserfiche, redujeron el tiempo necesario para obtener acceso al contenido y a la información de un mes entero a menos de un minuto.

Experiencia de Usuario

Por muy bueno que sea un programa, si es imposible de usar, se considera obsoleto. Encontrar el equilibrio perfecto entre la simplicidad de uso y las funciones avanzadas es lo que proporciona la experiencia de usuario perfecta.
En términos de experiencia de usuario, verificamos:
 

1. Facilidad de uso 

Según las opiniones de los usuarios, el uso de Laserfiche parecía fácil e intuitivo para la mayoría de los usuarios. Aquellos con experiencia en tecnología de la información (IT) pudieron comenzar a utilizar Laserfiche inmediatamente. Otros con menos experiencia tardaron hasta una semana en acostumbrarse al software.
Si se comparan estos datos con los informes de diferentes institutos que tenían problemas para dar de alta a los empleados por las dificultades de incorporación del personal sin conocimiento de la estructura interna, se ha observado una evolución de 6 semanas a 1 semana de diferencia en el proceso de incorporación.

La sencilla interfaz de usuario hace que la entrada de datos sea un trabajo simple, y en el caso de que su empleado tenga una modesta experiencia en informática, Laserfiche cuenta con múltiples cursos certificados para que los usuarios aprendan a utilizarlo, que van desde lo básico hasta lo avanzado.
 

2. Atención al cliente

Laserfiche proporciona múltiples formas de apoyo a los usuarios para resolver sus problemas en caso de que surja un problema. La primera línea de apoyo viene a través de su base de conocimientos, que está llena de artículos, tutoriales y videos.

Hay cursos en los que los usuarios pueden tomar y obtener certificados para asegurarse de que pasaron por el material necesario para saber cómo trabajar con Laserfiche. Estos incluyen cursos de Captura, Gestión de Registros, Diseño de Procesos de Negocio, Administración, Oro y Platino.

Si todavía te encuentras atascado y no puedes encontrar una solución a un problema después de buscar en su base de conocimientos, entonces puedes enviarles un correo electrónico al que responderán dentro de las 24 horas. En el caso de que necesites una respuesta inmediata, también está disponible la asistencia telefónica.
 

3. Lista de clientes importantes

Ver un informe en papel es una cosa, pero ver el producto en acción es otra. Laserfiche tiene una demo de 30 días que se puede solicitar. Sin embargo, nos pareció que comprobar cómo se percibe un producto en diferentes empresas y soluciones integradas era un punto importante del que hablar.

La lista de clientes satisfechos de Laserfiche incluye:

• Sky Telecommunications (más de 25.000 empleados)
• Kensington Mortgages (más de 500 empleados)
• Registro Central de la Isla de Man (más de 40 empleados)
• Distrito Escolar Independiente de Frisco (más de 9000 empleados)
• Mitsui Sumitomo Insurance Group (más de 10.000 empleados)
• Universidad de Oakwood (más de 500 empleados)
   

La lista no termina aquí; hay muchas más empresas que se beneficiaron del uso de Laserfiche y fueron capaces de crecer más.

Resumen final

Laserfiche es un producto ECM recomendado para todas las empresas, independientemente de su tamaño.

Aunque puede parecer caro a primera vista, sin embargo, hay que hacer más cálculos si se tiene en cuenta la reducción de los costes de espacio de almacenamiento de los archivos físicos, el coste del papel y el tiempo que pierden los empleados en tareas que se pueden automatizar mediante la automatización de procesos robóticos de forma más eficiente. 

Los procesos de digitalización y automatización añaden más tiempo para que los trabajadores se centren en las tareas que generan dinero. Añadiendo todos los factores mencionados anteriormente juntos, se consigue una reducción de costes y un aumento de la eficiencia del trabajo, lo que se traduce en una ventaja clara.

Laserfiche proporciona múltiples funciones que no sólo garantizan un mejor flujo de trabajo, la automatización y la productividad, sino también otro aspecto importante que se aborda es la seguridad, que se trata con el almacenamiento encriptado de los datos, la autorización del administrador para ver los datos y el proceso de escaneo de detección constante de intrusos.